Chênh lệch Thanh toán
Một thanh toán thành công không có nghĩa là các khoản tiền đã được giải quyết chính xác. Sự khác biệt trong việc giải quyết dự kiến, biên lai ngân hàng, phí, ngoại tệ, thời gian hoặc trạng thái giải quyết có thể tạo ra rủi ro tài chính thực sự.
Những gì bạn có thể đang thấy
- Kỳ vọng giải quyết khác với báo cáo giải quyết của PSP hoặc biên nhận thực tế từ ngân hàng.
- Phí, FX, dự trữ hoặc bù trừ khó giải thích.
- Việc thanh toán bị trì hoãn nhưng hệ thống không thể hiển thị rõ ràng nơi tiền đang ở.
- Hoàn tiền, hoàn trả và các sự kiện xuyên kỳ thay đổi kết quả thanh toán sau cùng.
- Các bộ phận Vận hành và Tài chính theo dõi thủ công các lô thanh toán và biên lai ngân hàng.
Tại Sao Nó Xảy Ra
Giao dịch không ánh xạ đáng tin cậy sang các lô thanh toán.
Các quy tắc về phí, tỷ giá ngoại tệ, dự trữ và hoàn tiền bị phân tán.
Các trạng thái phải thu, phải trả, đang chờ và đã giải quyết không được thống nhất.
Lịch làm việc của nhà cung cấp và thời hạn chốt không được hệ thống hóa.
Thanh toán ròng không thể được tái lập từ các thành phần chi tiết.
Ngoại lệ thanh toán phụ thuộc vào email và theo dõi thủ công.
Vấn đề thường nằm ở đâu
Business & Funds
Khi kết quả kinh doanh và trạng thái tiền trở nên không nhất quán.
Systems & Data
Nơi các định danh, trạng thái, quy tắc hoặc dữ liệu khác nhau giữa các hệ thống.
Phụ thuộc bên ngoài
Nơi các nhà cung cấp, ngân hàng hoặc mạng thêm các ngữ nghĩa khác nhau.
Controls & Operations
Nơi các ngoại lệ, quyền sở hữu và bằng chứng không thể hoàn tất vòng lặp.
Điều gì sẽ xảy ra nếu nó tiếp tục tồn tại
- Rủi ro quỹ và ảnh hưởng đến khách hàng có thể tăng lên trước khi vấn đề trở nên rõ ràng.
- Điều tra thủ công và chi phí vận hành tăng theo thời gian.
- Đóng, kiểm toán và báo cáo quản lý trở nên khó tin cậy hơn.
- Quy mô làm khuếch đại một vấn đề cấu trúc tiềm ẩn.
Khi sự khác biệt trong quyết toán bắt đầu ảnh hưởng đến tiền mặt và kết quả tài chính.
Nếu các khoản thanh toán, phí, chênh lệch tỷ giá hoặc thời gian thường xuyên ảnh hưởng đến vị trí tiền mặt, số dư khách hàng hoặc việc đóng sổ kế toán, vấn đề nên được xử lý như một vấn đề kiểm soát thanh toán đầu-cuối thay vì điều chỉnh định kỳ.
- Nhóm có thể giải thích vấn đề mà không phụ thuộc vào một người chủ chốt không?
- Liệu mọi giao dịch hoặc chuyển động quỹ bị ảnh hưởng có thể được theo dõi từ đầu đến cuối không?
- Các ngoại lệ có được phân loại, sở hữu và đóng lại có bằng chứng không?
- Các quy tắc có hoạt động nhất quán trên các nhà cung cấp và thị trường không?
- Có phải cùng một vấn đề lặp lại mặc dù đã sửa thủ công nhiều lần?
Cách sự khác biệt trong quyết toán leo thang từ nhiễu thời gian đến rủi ro quỹ.
Các vấn đề thanh toán trở nên mang tính cấu trúc khi tổ chức không còn phân biệt được thời gian, phí, FX và sự khác biệt giữa các khoản tiền thực với một chuỗi bằng chứng có thể lặp lại.
Sự khác biệt về thời gian hoặc phí riêng lẻ
Một sự khác biệt nhỏ được giải thích bằng cửa sổ thanh toán đã biết, phí, tỷ giá FX hoặc thời điểm cắt và được giải quyết như mong đợi.
Không khớp cấp nhà cung cấp định kỳ
Các khác biệt trong thanh toán giống nhau xuất hiện lại theo nhà cung cấp, sản phẩm, tiền tệ hoặc thị trường và cần được giải thích thủ công.
Phân bổ đa nhà cung cấp và đa tiền tệ trở nên thủ công.
Các nhóm phân bổ thủ công các khoản quỹ, phí, ngoại hối và số tiền thanh toán giữa các nhà cung cấp, tiền tệ hoặc thực thể pháp lý.
Thanh toán ảnh hưởng đến tính thanh khoản và báo cáo tài chính
Các vị trí chưa được giải quyết bắt đầu làm méo mó các khoản phải thu, phải trả, khả năng nhìn thấy tiền mặt, quyết định đóng sổ hoặc quản lý quỹ.
Vị trí thanh toán cuối cùng không có tính thẩm quyền
Tổ chức không thể tự tin xác định được những gì đã kiếm được, đã thanh toán, đã nhận, đang giữ, đang vận chuyển hoặc vẫn còn phải trả.
Xem việc giải quyết là một vấn đề kiểm soát quỹ cấu trúc khi các khác biệt lặp lại yêu cầu phân bổ thủ công giữa các nhà cung cấp hoặc tiền tệ, hoặc khi các vị thế chưa được giải quyết ảnh hưởng đến thanh khoản, chốt sổ, các khoản phải thu hoặc phải trả.
Cách giải quyết
Cấu trúc triệu chứng
Tách các triệu chứng hiện hữu khỏi nguyên nhân cơ bản.
Xây dựng cơ sở dữ liệu sự thật
Sử dụng bằng chứng về giao dịch, quỹ, hệ thống và vận hành.
Sửa mô hình, không chỉ dữ liệu
Sửa các quy tắc cấu trúc trước khi dọn dẹp hồ sơ lịch sử.
Đóng vòng kiểm soát
Giao quyền sở hữu, hành động, xác minh và đóng cho từng ngoại lệ.
Đo lường sự tái diễn
Sử dụng các vấn đề lặp lại để thúc đẩy cải tiến sản phẩm, kiến trúc và vận hành.
Di chuyển từ vấn đề đến giải pháp đúng
Sổ cái, Đối soát & Quyết toán
Kết nối các giao dịch, sổ cái, đối chiếu và thanh toán trong một mô hình kiểm soát quỹ có thể truy xuất.
Khám phá giải pháp →Thanh toán xuyên biên giới
Đồng bộ hóa định tuyến, ngoại tệ, thanh toán, giải quyết và kiểm soát nhà cung cấp giữa các thị trường và loại tiền tệ.
Khám phá giải pháp →Vận hành & Kiểm soát thanh toán
Củng cố xử lý ngoại lệ, quản trị nhà cung cấp, quyền sở hữu vận hành và các quy trình kiểm soát.
Khám phá giải pháp →Câu hỏi thường gặp
Liệu triệu chứng thấy được có phải luôn là nguyên nhân gốc rễ?
Không. Các vấn đề về thanh toán thường xuất hiện trong việc đối chiếu, cân đối hoặc vận hành trong khi nguyên nhân cơ bản nằm ở trạng thái, sổ cái, dữ liệu hoặc kiến trúc.
Chúng ta có nên sửa dữ liệu lịch sử trước không?
Thông thường thiết lập mô hình và cơ sở kiểm soát trước, sau đó khắc phục dữ liệu lịch sử mà không tái tạo cùng một vấn đề.
Một cuộc điều tra nên bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu bằng bằng chứng: vòng đời giao dịch, chuyển động quỹ, các bút toán sổ cái, hồ sơ nhà cung cấp, luồng công việc vận hành và các sự cố gần đây.
Bắt đầu từ vấn đề thực sự
Cấu trúc triệu chứng, nguyên nhân gốc rễ, tác động và các kiểm soát hiện tại trước khi chọn con đường khắc phục.